비즈니스 영어 이메일 작성법 : 제목부터 마무리까지 프로답게 작성하기

 

비즈니스 영어 이메일 작성법 : 제목부터 마무리까지 프로답게 작성하기

 

오늘도 비즈니스 영어 이메일 작성법에 대한 포스팅을 하려고 합니다!

 

지난 포스팅에서는 실무에서 영어 이메일 작성할 때 "첫인사"와 "끝인사"를 센스있게 작성하는 방법을 다뤄보았습니다.

 

오늘은 지난 포스팅에서 배웠던 인사 표현들을 이용하여 프로페셔널(Professional)하게 이메일 작성하는 방법을 알려드리겠습니다 :)

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1. 이메일 제목(Title)

 

영어 이메일 제목은 완전한 문장보다는 핵심만 간략하게 작성해주시면 됩니다.

 

• We should arrange a meeting tomorrow. → Meeting 26/07/20

내일 미팅을 해야 합니다. → 미팅 (날짜)

 

• Can you send me the revised sales report? → Revised Sales Report

수정된 세일즈 보고서를 보내주실 수 있나요? → 수정된 세일즈 보고서

 

• Job Application for Service Specialist Role - Grace Park  → Grace Park - Service Specialist

지원서 작성 시 제목은 [본인 이름 - 포지션]

 

• I need your feedback on this proposal urgently. → Proposal Feedback, Urgent

이 제안에 대한 당신의 피드백이 급하게 필요합니다.  → 제안서 피드백, 급함

 

• I need your feedback by Wednesday, please. → Proposal Feedback, Please reply by Wednesday

당신의 피드백이 수요일까지 필요해요.  → 제안서 피드백, 수요일까지 답장 바람

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2. OO에게

 

이메일 본문을 작성할 때 가장 처음은 누구에게 보내는지를 밝히는 것입니다.

 

• 일상적 + 이미 아는 사이 : Hi Grace, Hey Grace

 

• 공손함 + 이미 아는 사이 : Dear Grace

 

• 공손함 + 만난 적 없는 사이 : Dear Ms. Grace

 

• 공손함 + 이름 모를 때 : Dear HR manager

 

* 이에 대한 더 많은 예시들은 지난 포스팅에 올려놓았습니다.

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3. 첫인사 : 안부 묻기 (선택사항)

 

필수적인 요소는 아니지만 친밀함을 표현하기 위해 사용합니다.

따라서 인사 또는 안부 묻기는 생략하고 바로 본론을 이야기해도 괜찮습니다.

 

아래의 경우에 주로 인사와 안부를 묻습니다.

 

• 오랫동안 이야기를 나누지 못했거나,

 

• 이메일을 보내는 시점에 아직 얼굴 보고 인사를 못했거나,

 

• 처음 상대방에게 이메일을 보내는 경우 등

 

자주 보는 사이인 경우, 인사 또는 안부 묻기는 주로 생략합니다.

 

* 이에 대한 더 많은 예시들은 지난 포스팅에 올려놓았습니다.

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4. 감사 표현

 

주로 이메일에 답장을 보낼 때 사용합니다.

또는 먼저 상대방에게 이메일을 쓰더라도 도움을 받았거나 하는 등 감사함을 표현할 수 있다면 작성하는 것이 좋습니다.

 

• 일상적 : Thanks for (Updates). 

(어떤 내용에 대해) 업데이트 해줘서 고마워.

 

• 일상적 + 공손함 : I really appreciate you helping me with this.

이 사항에 대해 날 도와줘서 정말로 고맙습니다.

 

• 공손함 : Thank you for your response.

답장해주셔서 감사합니다.

 

* 이에 대한 더 많은 예시들은 지난 포스팅에 올려놓았습니다.

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5. 본론 작성하기

 

이메일을 쓰는 진짜 이유를 작성합니다.

 

본론을 작성할 때 참고하기 좋은 내용을 정리해보았습니다.

 

 

• Can / Will → Could / Would : 직장에서는 더 공손한 표현인 Could / Would 를 사용합니다.

 

- Can you send me your draft? → Could you send me your draft?

너가 작성한 초안을 나한테 보내줄래? → 너가 작성한 초안을 나한테 보내줄 수 있을까?

 

- Will you help me to revise this report? → Would you help me..? → Would you mind helping me to revise this report?

이 리포트 수정하는 거 도와줄 수 있니? → 도와줄 수 있을까..? → 혹시 괜찮다면 이 리포트 수정하는 거 도와줄 수 있겠니?

 

* Would를 사용해서 부탁할 때는 주로 "Would you mind -ing?"를 이용합니다.

(이메일 뿐만 아니라 말할 때도 이렇게 표현해야 공손합니다.)

 

• 더 정중한 표현 : I am writing to you to request [요청하는 것].

 

- I am writing to you to request a draft for a marketing strategy. 

마케팅 전략에 대한 초안을 요청하기 위해 이메일을 씁니다.

 

• 이메일 전반적으로 줄임 표현을 사용하지 않습니다.

 

- I'm writing to you → I am writing to you

 

- Hope you're doing well.  → Hope you are doing well.

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6. 재확인하기 / 팔로우업

 

이메일 본론을 작성한 후, 필요한 경우 시간/장소/스케쥴 등이 괜찮은지 확인합니다.

또는 가능한 스케쥴을 알려달라고 요청합니다.

 

 

• 일상적 + 친한 사이

 

- Is it okay with you? : (시간/장소/스케쥴 등이) 너한테 괜찮니?

 

- Could you do it tomorrow at 5 pm? : 내일 5시에 이것(미팅 등) 할 수 있을까?

 

• 공손함

 

- Would you be available sometime next week for the meeting? : 다음 주쯤에 이 미팅을 하실 수 있으실까요?

 

- Please let me know when is most convenient for you. : 언제가 가장 편할지 말해주세요.

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7. 마무리하기

 

답장을 기다린다거나, 더 정보가 필요하다면 연락 달라고 부탁하거나, 또는 새로운 내용이 생기면 자신에게 알려달라고 말하는 등 이메일을 마무리합니다.

 

 

• 일상적

 

- I am excited to hear your response. : 네 답변을 듣기를 기대할게.

 

- I can't wait to hear back from you! : 너한테 답변을 들을 때까지 기다리기 힘들 만큼 기대돼!

 

• (살짝) 재촉하기 

 

- Hope to hear from you soon. : 머지않아 답변을 듣기를 희망합니다.

 

- Awaiting your prompt response. : 지체 없는 답장을 기다리겠습니다.

 

• 공손함 + 가장 자주 사용하는 표현

 

- I look forward to hearing from you. : 당신에게 답변을 듣기를 기다리겠습니다.

 

- I look forward to your response. : 당신의 답변을 기다리겠습니다.

 

- Please keep me updated. : (새로운 소식/정보가 있다면) 저에게 업데이트 해주세요.

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8. 끝인사

 

본인 이름 앞에 감사함을 나타내는 표시를 합니다.

 

 

• 일상적 + 친한 동료 : Cheers, Best

 

• 일반적 + 공손함 : Best Regards, Kind Regards

 

* 이에 대한 더 많은 예시들은 지난 포스팅에 올려놓았습니다.

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[예시]

 

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이상 비지니스 영어 이메일 작성 시 프로페셔널하게 작성하는 방법과 영어 이메일 형식을 배워보았습니다 :)

 

많은 도움이 되셨길 바랍니다 :)

 

특히 직장인 영어 이메일 작성하실 때나 실무를 위해 영어 이메일 작성하실 때 도움이 되셨으면 합니다!

 

 

* 참고 자료 : 링글 웹비나(Ringle Webinar) - How to Write Professional Emails in English by Hakim Horton